Готовим персонал к проверке.Готовим персонал к проверке. Как правило, при проведении проверок работники оказываются едва ли не самым слабым звеном. И чем больше работников, тем сложнее координировать их поведение в случае проведения проверок. В этом случае лучше всего помогает специальная инструкция по действиям персонала при проведении проверок . Такую инструкцию необходимо разработать, утвердить и ознакомить с ней работников под роспись. Давайте посмотрим, что же должно быть в такой инструкции: Раздел №1. Лица, ответственные за проведение проверок. В этом разделе указываются должности и контактные телефоны ответственных за сопровождение проверок лиц. Таких лиц необходимо разделить как минимум на две группы: Группа №1 — руководитель организации (и/или его заместитель) и юрист (или другой специалист по юридической части: начальник юридического отдела, заместитель директора по правовым вопросам, адвокат и т.д.). Указанные лица уведомляются о проведении любой проверки. Группа №2 — отдельные специалисты, которые участвуют только в строго обозначенных проверках. Например: при проведении проверки Роспотребнадзора в ресторане в ней от имени проверяемой организации могут участвовать управляющий рестораном, шеф-повар и санитарный врач; при проведении проверки Госпожнадзора в торговом центре в ней от имени проверяемой организации могут участвовать главный инженер и начальник службы охраны. Раздел №2. Порядок действий персонала при поступлении информации о проверке. В этом разделе указывается порядок действий любого работника, которому в связи с исполнением трудовых обязанностей или случайно стало известно о проведении в организации какой-либо проверки. Раздел №3. Порядок действий персонала при проведении проверки. В этом разделе можно указать примерно следующее: 3.1.В случае, если на объект прибыла проверка, то до прибытия уполномоченных представителей администрации, сотрудники организации не вправе разглашать никакой информации о деятельности организации, кроме информации, общедоступной для всех посетителей организации. Сотрудники организации должны вести себя с проверяющими также как и с обычными посетителями – вежливо, сдержанно, по стандартам обслуживания. 3.2.При проведении проверки сотрудники организации обязаны неукоснительно соблюдать указания администрации, юриста и своего непосредственного руководителя. 3.3.Если проверяющие задают вопросы, то отвечать на них необходимо коротко (желательно односложными фразами «Да» и «Нет»). При малейшем сомнении в ответе необходимо отвечать «Не знаю». Если проверяющие задают сотруднику организации вопросы по возможным нарушениям закона со стороны данного сотрудника, то он вправе не давать объяснений, которые могут быть впоследствии использованы против него. 3.4.При проведении любой проверки все сотрудники организации исполняют свои трудовые и должностные обязанности в обычном порядке, если не поступило иных указаний от администрации. Раздел №4. Внеплановая проверка. В этом разделе можно указать примерно следующее: 4.1.В случае если в организации проводится внеплановая проверка, о которой не было известно заранее, то по прибытии в организацию проверки любой «встречающий» сотрудник организации (сотрудник охраны, администратор и др.), вступивший в контакт с проверяющими, должен предложить им разместиться в холле для ожидания уполномоченных представителей администрации. 4.2.После этого сотрудник организации, вступивший в контакт с проверяющими, обязан сообщить о проведении проверки своему руководителю либо сразу же генеральному директору или его заместителю и действовать в соответствии с их указаниями. 4.3.Руководитель структурного подразделения, узнавший о проведении внеплановой проверки в организации, обязан незамедлительно поставить в известность генерального директора (или его заместителя) и юриста. 4.4.Дальнейшее сопровождение проверки обеспечивает юрист. Раздел №5. Плановая проверка. В этом разделе можно указать примерно следующее: 5.1.К плановой проверке должны быть готовы все службы и отделы. 5.2.Проверяющих встречают на центральном входе. Сотрудники охраны проверяют документы (служебные удостоверения) и провожают проверяющих в холл для ожидания уполномоченных представителей администрации. 5.3.После этого сотрудник, встретивший проверяющих, немедленно докладывает о прибытии проверки генеральному директору (или его заместителю) и юристу. 5.4.Дальнейшее сопровождение проверки обеспечивает юрист.  Инструкция при проведении проверок предприятия Инструкция при проведении проверок предприятия С этим скачивают:
|